In de tijden van Corona is elk bedrijf, klein en groot verplicht geweest om te investeren in remote work of zoals het in Nederlandse termen genoemd wordt, telewerken. In Nederland ging dit al wat vlotter dan bijvoorbeeld in België. Wanneer het op digitaliseren aankomt, waar remote work onder valt loopt België wat achter. In mijn geboorteland werken ze graag ouderwets en zijn ze sceptisch tegenover veranderingen.

 Love it or hate it. Remote work is de toekomst in zowat alle bedrijven inclusief kleine en grote eCommerce bedrijven. In dit artikel zetten wij even de voordelen en nadelen op een rijtje en welke tools je kan gebruiken om een virtueel team op afstand te managen. 

Hier in het eCommerce Café hebben we een mix tussen remote en op het kantoor. Ikzelf ben gevestigd in Litouwen en naar het kantoor gaan in Den Haag is niet iets wat ik onmiddellijk kan doen. Doe ik al mijn werkzaamheden remote. Wekelijks bel ik met de andere medewerkers of met de Big Boss Dries om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. 

Pro’s en Cons 

Zoals dat bij alles gaat heeft een virtueel team zijn voor- en nadelen. Dit was zelfs een van de vragen die ik eens op een Assessment moest beantwoorden voor de rol als Work Force Manager Resource Planner, even ter verduidelijking. Voor Corona mij in de richting van freelance vertaler/schrijver geduwd heeft was ik actief in een groot contact center als Work Force Manager. 

Eén van de grootste voordelen wat vaak over het hoofd gezien wordt is dat het een goede manier is om kosten te drukken. Je hoeft niet te investeren in een groot kantoor waar iedereen tegelijk aanwezig moet zijn. Als je een bedrijf bent dat kosten vergoed voor verplaatsing is dat ook een kost die weg valt. Werknemers gaan meer op tijd zijn want hun thuis is het kantoor en zelfs als ze zich verslapen of dergelijke is het gemakkelijker om bij te werken als je van thuis uit werkt. 

Niet gebonden aan tijd, werk wanneer jij het productiefst bent. Zolang deadlines gehaald worden en je effectief de taken doet die aan jouw toegewezen zijn kan je zelf je uren kiezen. Dat is een vrijheid die ik enorm ga missen als ik ooit terug op kantoor ga werken.

Het grootste nadeel is je moet werknemers hebben waar je op kan vertrouwen. Niet iedereen kan om met de vrijheid die remote work met zich meebrengt. Niet iedereen heeft de nodige zelf discipline om productief te zijn en om naar vooropgestelde deadlines toe te werken. Het is ook niet aan te raden voor managers en ondernemers die graag alles micro managen. Dit is niet haalbaar als je met een virtueel team werkt en brengt onnodig een hoop stress met zich mee. 

Tools die je helpen met het managen van een virtueel team

Monday

Wij zijn sinds kort begonnen met het gebruiken van Monday. Monday is een platform dat draait op een cloud-systeem. Het laat toe om workflows te maken en toe te wijzen aan teamleden. Op deze manier weet iedereen wat hij moet doen en tegen wanneer het af moet zijn. Aangezien je ook deadlines kan instellen. 

Monday is heel overzichtelijk en maakt het gemakkelijker om alle processen op te volgen. Je kan gemakkelijk met je werknemers communiceren via de workflows zelf. Hierdoor is het niet persé nodig om een apart programma te gebruiken om te communiceren met je werknemers en collega’s. Iedereen kan aanvinken waar ze aan bezig zijn en klaar mee zijn. Zo helpt iedereen om overzichtelijk te maken met wat gebeurd is en wat er nog dient te gebeuren.

Slack

Slack is nog een handig tool die je kan gebruiken voor kleine tot middel grote teams. In essentie is Slack gewoon een virtueel kantoor. Waardoor de werknemers onderling met elkaar in contact kunnen komen en bestanden kunnen uitwisselen. 

Zendesk

Zendesk is een handig tool om klant vragen op te volgen. En in Zendesk kan je ook opvolgen hoe je werknemers de vragen van de klanten oplossen. Hierdoor zit je klanten service gecentraliseerd en kan je gemakkelijk inspelen op wat er speelt met de klanten.

Google Docs

Ik denk dat de meeste wel van deze gehoord hebben. Maar ik vermeld het toch even. Dit is handig om documenten te verwerken, vooral als meerdere mensen aan hetzelfde document moeten werken. Het kan ook dienen als een archief waar je al de gemeenschappelijke documenten deelt zoals werkprocessen, huisregels, enzovoort.

Het team managen

Een virtueel team managen kan wel wat uitdagingen met zich meebrengen. Als je elkaar constant op kantoor ziet manage je al vlug je werknemers tussendoor met een klein babbeltje. In een virtueel team is het van essentieel belang dat je regelmatig meetings in schiet. 

Dit zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft met wat er speelt in het team en waar er verbeteringen nodig zijn. Dit versterkt ook de band met je werknemers als je elke week even een kleine meeting inschiet. Dit hoeft niet altijd over het werk te gaan. Gewoon even bijkletsen. Kijken hoe ze zich voelen en wat ze bijvoorbeeld in het weekend gedaan hebben.

Op die manier hou je het sociale hoog ook al is het een virtueel team. Dit zorgt ervoor dat de werknemers zich thuis voelen in het bedrijf ook al zijn ze fysiek niet aanwezig in het kantoor.

Communication is key

Communicatie is enorm belangrijk. Als het nu gaat om een fysiek team op kantoor of een virtueel team. Communicatie moet helder en duidelijk zijn. Wees to the point, maak de dingen niet ingewikkelder dan nodig.

Als er iets misloopt is het 85% van de tijd een communicatie probleem. Communicatie is een punt wat nog altijd veel mensen onderschatten. Ga er niet vanuit dat iets wat je vertelt duidelijk is. Je kan best dubbel checken of alles duidelijk is. Dan hoef je achteraf nergens achteraan te lopen als iets fout loopt.

Conclusie

Een virtueel team opbouwen en managen is vandaag de dag standaard. Er zijn heel wat tools om dit te vergemakkelijken. Ben je niet zeker of je coaching skills? Doe dan gerust wat online courses. Op LinkedIn kan je er een aantal vinden.

Communicatie is zeer belangrijk, zeker als je met een virtueel team werkt. Stel het werk op elkaar af zodat alles lekker vlot verloopt. Beter teveel communiceren dan te weinig. Geef ook dingen uit handen. Naar mate je bedrijf groeit is het onmogelijk om alles in je eentje te managen. Geef je werknemers kans om mee te groeien met je bedrijf.

Als jullie nog extra tips hebben hoe je goed een virtueel managed hoor ik het graag in de comments. Of heb je zelf ervaring met een virtueel team of tools om een virtueel team te managen, deel het met gerust met ons en de leden van het eCommerce Café.

Extra content

In de podcast van eCommerce Lessen kan je ook naar lessen luisteren “hoe bouw je een kick ass marketing team”. Of kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan even contact met me op. Dit kan via Linkedin of contact.